FAQ de Controle de Estoque
Tire suas dúvidas sobre controle de estoque
O controle de estoque é muito importante para a empresa, já que é através dele que se pode calcular o acumulado de vendas e a necessidade de compras futuras. Sendo assim, este controle permite administrar, inspecionar e registrar o fluxo de materiais dentro da instituição.
Questionamentos por parte do Fisco e autuações fiscais são algumas das consequências que podem ocorrer em virtude de das falhas no controle do estoque.
Para que não fiquem dúvidas com relação ao tema, elaboramos este infográfico com as principais dúvidas que chegam ao nosso setor de suporte especializado.
Quem está obrigado a controlar o estoque?
Toda empresa que possui em sua atividade a movimentação de entradas e saídas de mercadorias fica obrigada ao controle de estoque, como é o caso das empresas comerciais e industriais. Nem toda empresa está obrigada a declarar regularmente sua movimentação de estoque para o Fisco, mas manter e ter tal controle é essencial para o negócio.
O que é inventário de estoque e qual a sua importância?
Inventário de estoque é um procedimento adotado por empresas para classificação, identificação e contabilização dos produtos que estão armazenados em estoque. O entendimento é ter dados precisos para que ocorra a tomada de decisões, que envolvem os itens em falta, sem giro, avariados ou vencidos.
Ao efetuar o levantamento do estoque pelo inventário, a empresa poderá identificar erros, adotar medidas para corrigi-los e aprimorar seu processo de controle dali para frente. Ter um bom controle de estoque significa que a empresa possui uma boa gestão de estoque, o que melhora o atendimento ao cliente e a organização das mercadorias, reduz eventuais perdas e desperdícios, e até mesmo proporciona economia.
Qual a importância da codificação dos produtos no estoque?
Algumas empresas confundem o uso dos códigos dos produtos em suas movimentações. A empresa deve movimentar os produtos de acordo com seu próprio código, atribuído no momento do cadastro no seu sistema de automação. Por exemplo: se a empresa compra uma mercadoria para revender, o fornecedor irá utilizar seu próprio código; já o adquirente, por sua vez, irá dar entrada conforme código usado em seu estoque e suas comercializações, garantindo que o produto comprado possua o mesmo código na sua posterior revenda.
Ao dar entradas nas mercadorias, devo utilizar o código do produto do fornecedor, constante na nota de compra, ou o que a empresa utiliza em suas posteriores saídas?
A empresa deve movimentar os produtos de acordo com seu próprio código (código interno), ou seja, a entrada será com o código e descrição que a empresa utiliza para seu controle de estoque e posteriores saídas. O código do fornecedor não deve ser utilizado pela empresa compradora.
Qual a unidade de medida a empresa deve utilizar em suas entradas?
A empresa, ao dar entradas nas mercadorias, deverá utilizar a unidade de medida e quantidades constantes na nota do fornecedor/remetente. Entretanto, para que o estoque fique correto, é necessário que o sistema de automação da empresa esteja preparado para fazer o fator de conversão, caso a empresa efetue saídas em unidades de medida diferentes.
Exemplo:
Na nota fiscal de entrada, o produto “X” tem unidade de medida CAIXA, e foram adquiridas 10 caixas. Sabe-se que cada caixa possui 10 unidades, e a empresa adquirente só comercializa a mercadoria em unidade.
Ao dar entrada na nota, a empresa irá cadastrar 10 caixas, mas o sistema deverá efetuar a conversão, para que as 10 caixas correspondam a 100 unidades, que é a forma como esta empresa controla seu estoque. Na EFD ICMS/IPI, o fator de conversão deve estar atrelado ao cadastro do produto no registro 0220.
Qual a melhor forma de controlar o estoque dos produtos? Por descrição,
por NCM ou por código?
O controle é realizado pelo código do produto. É através do código que o produto é individualizado, identificando as entradas e saídas, bem como as demais informações (descrição, NCM, etc).
O que é o Registro de Inventário e para que serve?
O Registro de Inventário é um livro fiscal que tem o objetivo de arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua identificação, as mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados, produtos em fabricação e bens em almoxarifados, inclusive em poder de terceiros e os pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento, existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período de apuração.
Quem está obrigado a entregar o livro Registro de Inventário?
O Livro Registro de Inventário deve ser escriturado por todas as empresas que mantenham mercadorias e produtos em estoque na data do balanço.
Qual prazo de entrega do Livro Registro de Inventário?
No caso de apuração trimestral, as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real estão obrigadas a escriturar no livro Registro de Inventário os estoques existentes ao final de cada trimestre de apuração do lucro real (31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro). Já para as empresas que tenham optado pela apuração anual, com pagamento mensal por estimativa, a obrigatoriedade da escrituração do inventário ocorre na data de 31 de dezembro de cada ano. Se houver fusão, incorporação, cisão ou encerramento de atividades, os estoques existentes devem ser escriturados no encerramento do período de apuração desses eventos.
As empresas tributadas com base no lucro presumido ou as optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a escriturar no livro Registro de Inventário os estoques existentes em 31 de dezembro de cada ano-calendário.
Por fim, as pessoas jurídicas optantes pelo pagamento mensal do imposto por estimativa que levantarem balanços ou balancetes durante o ano, para efeito de suspensão ou redução do pagamento mensal do imposto, embora devam levantar e avaliar os estoques existentes na data desses balanços ou balancetes estarão dispensadas da escrituração do livro Registro de Inventário nessas ocasiões.
Como é efetuada a avaliação do estoque?
Nos termos do artigo 305 e 306 do Decreto do Imposto de Renda (Decreto nº 9580/2018), as mercadorias, matérias-primas e bens em almoxarifado são avaliados pelo custo de aquisição. Os produtos em produção e acabados serão avaliados pelo custo de produção. A apuração de custo deverá ser efetuada em conjunto com a contabilidade da empresa, de forma definir o método e critérios contábeis para o mesmo.
Qual a regra de cálculo que posso considerar para ter um saldo final correto de estoque?
Por regra geral, temos que:
Estoque final = estoque inicial + entradas/produção/movimentação interna – Saída / consumo / movimentação interna.
Como o Fisco possui acesso às informações do estoque da empresa?
No caso das empresas obrigadas à EFD ICMS/IPI e/ou Sintegra, o Fisco irá verificar o estoque por meio de tais obrigações juntamente com as informações constantes nos XML’s das notas fiscais, cupons fiscais, dentre outros. Para as empresas desobrigadas ao SPED Fiscal e/ou Sintegra, o Fisco pode solicitar a qualquer tempo o Livro Registro de Inventário para a conferência de dados.
Em relação ao SPED Fiscal, qual a diferença entre o Bloco K e o Bloco H?
O Bloco H (Inventário Físico) destina-se a informar o inventário físico do estabelecimento, discriminando os valores totais dos itens/produtos do inventário realizado em 31 de dezembro de cada exercício, ou nas demais datas estabelecidas pela legislação fiscal ou comercial. O inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD-ICMS/ IPI até o segundo mês subsequente ao evento. Por exemplo, o Inventário realizado em 31/12/2019 deverá ser apresentado na EFD-ICMS/IPI de período de referência fevereiro de 2020.
Já o Bloco K (Controle da Produção e do Estoque) tem o objetivo de prestar informações mensais da produção e respectivo consumo de insumos, bem como do estoque escriturado, relativos aos estabelecimentos industriais (ou a eles equiparados pela legislação federal) e pelos atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuintes de outros setores (conforme § 4º do art. 63 do Convênio s/número, de 1970). Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional estão dispensados de apresentarem este bloco, conforme Art. 63 a 65 da Resolução Comitê Gestor do Simples Nacional nº 140, de 22 de maio de 2018, que lista os livros obrigatórios do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional.
Fonte: e-Auditoria
