Como funciona a folha de pagamento: guia completo para empresas

A folha de pagamento é uma das ro nas mais importantes da empresa, pois envolve salários,
impostos, encargos trabalhistas e obrigações legais. Um erro nesse processo pode gerar
multas, ações trabalhistas e passivos elevados.

Neste artigo, a Raja Contabilidade explica como funciona a folha de pagamento, o que ela
inclui e por que deve ser feita com atenção e acompanhamento profissional.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é o documento que registra todos os valores pagos aos colaboradores,
incluindo:

• Salários
• Horas extras
• Adicionais (noturno, periculosidade, insalubridade)
• Benefícios
• Descontos legais

Ela serve de base para cálculo de impostos, encargos e direitos trabalhistas.
Quem deve ter folha de pagamento?
Toda empresa que possui:

• Funcionários registrados (CLT)
• Sócios com pró-labore
• Estagiários
• Autônomos (em alguns casos)

Mesmo empresas sem empregados podem ter folha, quando há pró-labore de sócios.
O que compõe a folha de pagamento?

1. Proventos (valores pagos)

• Salário base
• Horas extras
• Comissões
• Adicionais legais
• Férias
• 13º salário

2. Descontos

• INSS
• FGTS (depósito)
• Vale-transporte (quando há desconto)
• Faltas e atrasos
• IRRF (quando aplicável)

Quais impostos e encargos incidem?
INSS
- Desconto do funcionário
- Contribuição patronal (em alguns regimes)
FGTS
- 8% sobre o salário
- 3,2% adicional em rescisões sem justa causa (quando aplicável)
IRRF
- Aplicado conforme faixa salarial
- Descontos legais reduzem a base de cálculo

Como funciona a folha de pagamento na prática?
O processo segue algumas etapas:

1. Apuração de jornada (ponto, horas extras e faltas)
2. Cálculo do salário bruto
3. Aplicação de adicionais e bene cios
4. Cálculo de descontos legais
5. Geração do salário líquido
6. Envio das informações ao eSocial
7. Geração das guias (INSS, FGTS, IR)
8. Pagamento ao colaborador
   
   Tudo deve seguir prazos rigorosos.
   
   Folha de pagamento e eSocial
   
   Hoje, todas as informações da folha são enviadas ao eSocial, que integra dados para:
   
   - Receita Federal
   - INSS
   - FGTS
   - Ministério do Trabalho
   
   Qualquer erro fica registrado e pode gerar fiscalização automática.
   
   Pró-labore e distribuição de lucros
   - Pró-labore: remuneração do sócio que trabalha na empresa (incide INSS).
   - Distribuição de lucros:
   Um bom planejamento reduz encargos sem infringir a lei.
   
   Erros comuns na folha de pagamento
   
   Não registrar funcionário corretamente
   Calcular horas extras de forma errada
   Não recolher FGTS ou INSS no prazo
   Ignorar convenção coletiva
   Misturar pró-labore com salário
   
   Esses erros geram passivos trabalhistas e fiscais.
   
   Por que terceirizar a folha de pagamento?
   
   Porque garante:
   ✔ Conformidade legal
   ✔ Redução de riscos
   ✔ Economia de tempo
   ✔ Atualização constante da legislação
   ✔ Segurança para o empresário
   
   A Raja Contabilidade cuida de toda a rotina trabalhista, garantindo tranquilidade para sua
   empresa.
   
   Conclusão
   
   A folha de pagamento exige conhecimento técnico, atenção aos detalhes e cumprimento
   rigoroso da legislação. Quando bem feita, protege a empresa e os colaboradores.
   
   Se você quer manter sua folha correta, sem riscos e com planejamento, conte com a Raja
   Contabilidade.